Uno de los juegos más populares disponibles en este momento es una variación del ajedrez, llamada 5D Chess with Multiverse Time Travel . Afirma ser la primera variante de ajedrez "con dimensiones espaciales, temporales y paralelas". Las piezas se pueden mover hacia atrás en el tiempo y, por lo tanto, se pueden crear líneas de tiempo ramificadas. Eso significa que podrías encontrarte en jaque mate la semana pasada en un movimiento que tu oponente hará ayer.

Y si eso suena complicado, no es nada comparado con la gestión de proyectos de la puesta en marcha de un moderno campus de centro de datos de hiperescala.

La puesta en marcha es el proceso de puesta en marcha y puesta en funcionamiento de todos los equipos eléctricos y mecánicos principales del centro de datos. Este proceso verifica que el propietario haya recibido el equipo que compró y que esté funcionando como se especifica en el diseño.

“Se necesita una planificación muy minuciosa”, dice Steve Krupke, gerente senior de proyectos de Commissioning Agents Inc (CAI). “Cuando digo planificación, no solo me refiero al programa o proceso de puesta en marcha, sino a todo el proyecto porque el agente de puesta en marcha y/o el equipo necesitan anticipar problemas y obstáculos con la mayor anticipación posible, ya sea en el programa para programar el equipo , y necesitan predeterminar y predefinir el plan de evaluación”.

CAI no gestiona todo el proceso del centro de datos, desde los planos de los arquitectos hasta su finalización: obtener los permisos de construcción, excavar los cimientos, hacer un buen trabajo de albañilería, diseñar el paisaje del sitio, asegurarse de que la construcción vaya según el plan, etc., sea el trabajo de otra persona.

Más bien, CAI se especializa en las partes técnicas aún más complicadas, centrándose en lo que sucede dentro del edificio: consultoría en la selección del sitio; revisar los requisitos del proyecto del propietario y la base del diseño; planificar las pruebas de cada equipo y cómo se secuenciarán, supervisando las pruebas de los sistemas eléctricos y mecánicos antes y después de la instalación; y poner en marcha toda la instalación a satisfacción del cliente, incluida la formación de los operadores.

• La modernización y actualización de parte o la totalidad de un centro de datos existente normalmente conlleva riesgos aún mayores, ya que el cliente no puede permitirse experimentar ningún tiempo de inactividad imprevisto y, por lo tanto, no mitigado.

En lugar de tratar de trabajar a toda velocidad durante una remodelación, como lo harían para poner en marcha una nueva construcción, la modernización significa trabajar al ritmo del cliente con un plan que minimiza las interrupciones. “Trabajamos muy de cerca con el operador y el contratista del centro de datos para garantizar cuándo se puede llevar a cabo la construcción y cuándo se pueden realizar las pruebas y las inspecciones. Las pequeñas cosas, como las inspecciones, pueden convertirse en una gran tarea que lleva muchas horas o incluso días”, dice Krupka. “Hay muchas complejidades asociadas con esto”.

Proceso, proceso, proceso
La clave para una gestión de proyectos eficiente es un proceso minucioso, por lo que CAI tiene una serie de manuales de procesos y procedimientos, en los que todo el personal del proyecto del centro de datos está completamente capacitado. “Actualmente, tenemos cinco manuales diferentes, según el país o la región en la que se encuentre”, dice Andrew Kochanski, gerente senior de proyectos y líder de disciplina en CAI.

“Desde el momento en que recibimos una RFP o RFQ, tenemos procesos para formalizar las respuestas, por lo que estamos brindando información valiosa y aclarando cómo se ejecutará el trabajo. Nuestro procedimiento de control de proyectos detalla exactamente cómo gestionamos un proyecto y establece las expectativas del cliente sobre cómo nos comunicaremos desde un punto de vista de mejora continua, independientemente de lo que solicite su RFP o RFQ. Una vez que nos adjudican un proyecto, nuestro procedimiento específico del proyecto documenta exactamente cómo se realizará cada tipo de trabajo”, explica Kochanski.

Estos manuales detallados suelen tener entre 60 y 80 páginas y proporcionan la hoja de ruta sobre cómo se atravesarán y abordarán varios aspectos de los proyectos de centros de datos, desde la RFP hasta la certificación. Incluyen plantillas que todos los gerentes de proyectos y miembros del equipo seguirán. Además, en caso de que un gerente de proyecto sénior se sienta confundido por algún problema inesperado, también existe un proceso de escalado formal para involucrar el apoyo del líder sénior para lograr una resolución satisfactoria.

Los procesos sensatos, sólidos y seguidos de cerca están en el corazón de una buena gestión de proyectos, y en el corazón de un buen director de proyectos está la organización, el conocimiento del tema y la capacitación.

Además de contratar a expertos de larga data con calificaciones en construcción, electricidad y mecánica para que brinden experiencia en la materia, los gerentes de proyecto de CAI tienen varios niveles de capacitación por los que pasan, y se espera que las nuevas contrataciones logren una competencia básica dentro de los primeros 30 días. Esto cubre la capacitación en seguridad, los informes de tiempo y las pautas, procesos y procedimientos internos de CAI.

La formación técnica de nivel superior es más especializada, dice Krupka. “Hay múltiples certificaciones diferentes, dependiendo de cuál sea su trayectoria profesional o técnica, o su función y responsabilidad en la empresa.

“Así que tenemos calificaciones de centro de datos, administración de proyectos, puesta en marcha de edificios, electricidad, mecánica y otras, pero debe completar un nivel técnico dentro de los seis meses posteriores al empleo. Luego, las personas que quieran dar el siguiente paso más allá pueden obtener más calificaciones en su tema elegido para convertirse en expertos en la materia y directores”, dice Krupka.

No hace falta decir que la capacitación también incluye tutoría, así como aprendizaje en el trabajo bajo la guía de personal experimentado.

“Me contrataron como gerente de proyectos. Pero ahora tenemos un par de personas que lideran algunos de nuestros proyectos más pequeños que han identificado un interés en la gestión de proyectos. Son guiados y dirigidos a través de ese proceso por algunos de nuestros expertos en la materia en los métodos CAI, ayudándolos a guiarlos primero a lo largo de estos proyectos menos complejos”, dice Krupka.

La capacitación, agrega Kochanski, se brinda tanto interna como externamente “y brindamos apoyo hasta, e incluido, el reembolso de la universidad, siempre que refleje su campo profesional o descripción del trabajo. Entonces, por ejemplo, si quisiera regresar y actualizar mi licenciatura en ingeniería eléctrica a una maestría, CAI lo apoyaría.

“Internamente, hay un número casi infinito de cursos de capacitación. Hay 700 o más cursos diferentes para gerentes de proyectos y técnicos de todos los orígenes.

“Luego, a medida que avanza a través de sus niveles de calificación y desea avanzar en otros programas de capacitación, también tenemos sesiones individuales. Entonces, tengo reuniones individuales con el equipo para averiguar qué quieren hacer, hacia dónde quieren progresar, y luego depende de nosotros asegurarnos de trabajar con ellos para asegurarnos de que puedan llegar a ambos. dónde quieren ir, así como dónde ellos y sus habilidades demostrarán ser una buena opción”, dice Kochanski.

Por ejemplo, Kochanski está trabajando actualmente con dos colegas junior para ayudarlos a pasar de roles de gerente de proyecto junior a gerentes de proyecto de pleno derecho. “No solo los metemos en el fondo: los calificamos, luego los capacitamos en el trabajo y trabajamos con ellos todos los días, no solo para garantizar que tengan éxito, sino que CAI y sus clientes sean exitoso también”, dice.

Superar las sorpresas de la cadena de suministro

Si bien el suministro de gerentes de proyectos competentes no está en duda en CAI, no se puede decir lo mismo de muchos productos, piezas y materiales en el momento actual debido a los desafíos de la cadena de suministro global.

De hecho, este ha demostrado ser uno de los temas más desconcertantes durante el último año.

Los aumentos repentinos de casos de covid en China este año provocaron importantes bloqueos localizados, lo que ha afectado la producción de muchos componentes y materiales. Y aunque gran parte de las consecuencias de la invasión rusa de Ucrania aún no se han asentado, Ucrania es el mayor productor mundial de neón, un gas utilizado en el proceso de fabricación de chips. Las sanciones de la Unión Europea contra Rusia también han afectado las exportaciones por ferrocarril de China a Europa.

“Aún no sabemos cuál será el impacto total que tendrá el conflicto entre Rusia y Ucrania, pero hemos tenido algunos proyectos que experimentaron breves retrasos, con algunos equipos que tardaron más en estar disponibles o con algunas cosas que simplemente no estaban disponibles. Eso puede retrasar significativamente un proyecto.

“Hay algunas cosas que se esperaban hace un año o más, ordenadas por el cliente, y el proveedor dice: 'Vaya, ahora no tenemos material de jardín'”, dice Krupka.

Si bien CAI no se involucra en el proceso de adquisición, Krupka tiene algunos consejos para aquellos que sí lo están. “Cuando el cliente, fabricante o proveedor identifica un riesgo de que algo se retrase, entonces debe comenzar a analizar su planificación y programación de riesgos, abordándolos para el progreso. Porque con la puesta en marcha, debe iniciar y construir un sistema. Entonces prueba, comenzando con el equipo principal; luego vas a los sistemas y componentes, puedes construirlos tú mismo.

“Algo que los propietarios de centros de datos, los agentes encargados de la puesta en marcha y los contratistas han aprendido es que debe construir su edificio y programar su programa para facilitar la puesta en servicio. Esa es la raíz de todo, pero eso no siempre sucede.

“Entonces, cada vez que llego a un sitio, ya sea que alguien más haya comenzado el proyecto o que lo estemos comenzando por primera vez, eso es lo primero que tenemos que hacer: examinar el cronograma para ver si está alineado adecuadamente para el proceso de puesta en marcha. ”, dice Krupka.

Por el lado del cliente, añade, una de las claves es simplemente la comunicación, tanto con los agentes encargados de la puesta en marcha como con los contratistas y proveedores, especialmente ahora que los problemas de la cadena de suministro aumentan y pueden causar grandes retrasos.

Después de todo, a nadie le interesa que no llegue una pieza clave para verificar, o incluso dar mate, la construcción de un centro de datos multimillonario.